Comment créer un portail d'intégration des clients avec un outil de suivi de projet

Gérer de nouveaux clients tout en maintenant l'alignement de votre équipe peut rapidement devenir chaotique si les bons systèmes ne sont pas en place. C'est pourquoi création d'un portail d'intégration des clients avec un outil de suivi de projet intégré peut faire toute la différence.

Dans ce guide, nous allons vous expliquer comment créer un expérience d'intégration en libre-service qui tient vos clients informés et permet à votre équipe d'être efficace grâce à la plateforme no-code de Formaloo.

Que vous connaissiez Formaloo pour la première fois ou que vous soyez déjà un utilisateur expérimenté, ce tutoriel est conçu pour vous aider à démarrer avec un portail fonctionnel et personnalisable à partir de zéro.

Qu'est-ce qu'un portail d'intégration des clients ?

Un portail d'intégration des clients est un espace de travail centralisé où vos clients peuvent soumettre des demandes de projet, suivre l'avancement, fournir des commentaires et accéder aux fichiers terminés, le tout en un seul endroit.

À Formaloo, un portail est composé de pages personnalisables, des contrôles d'accès sécurisés et des formulaires et tableaux de bord connectés. C'est une marque centre de collaboration entre votre équipe et vos clients, avec une visibilité et une interaction basées sur les rôles.

Qu'allez-vous construire ?

À la fin de ce didacticiel, vous disposerez d'un portail comprenant :

• Une page d'accueil avec des instructions et des ressources pour l'intégration
  
• Un formulaire de demande de projet que les clients peuvent remplir
  
• Un outil de suivi des projets qui indique l'état des soumissions
  
• Un formulaire de commentaires pour les cycles de révision
  
• Un tableau de bord permettant à votre équipe interne de gérer les missions
  
• Notifications par e-mail automatisées en fonction des mises à jour du projet
  

Vous apprendrez également à contrôler qui voit quoi et s'assurer que les clients ne peuvent accéder qu'à leurs propres données.

Structure des membres du portail

Comme vous avez besoin que vos clients et les membres de votre équipe aient accès au portail, vous pouvez ajouter des utilisateurs du portail qui seront des clients et intégrer les membres de votre équipe à votre espace de travail. Vous pouvez importer, ajouter manuellement ou laisser les clients s'inscrire eux-mêmes sur votre portail. Quant aux membres de votre équipe, ils doivent être ajoutés à votre espace de travail, puis vous pourrez partager l'accès à ceux-ci.

Étape 1 : Création d'un nouveau tableau de bord

Commencez par créer un nouveau tableau de bord dans votre espace de travail Formaloo :

1. Accédez à votre tableau de bord et cliquez sur Nouveau projet → Tableau de bord.
   
2. Donnez-lui un nom clair, comme « Portail client ».
   
3. Une fois créé, activez Mode édition pour commencer à construire.

Les tableaux de bord de Formaloo sont comme des tableaux blancs dans lesquels vous pouvez intégrer des formulaires, des tableaux de données, des graphiques et même des outils externes. Tout comme Legos, vous pouvez créer votre tableau de bord avec des blocs de données, qui sont des options d'affichage telles que des tableaux Kanban, des galeries, des graphiques, des formulaires, etc.

Vous pouvez ajouter votre marque au portail :

Étape 2 : Conception de la structure du portail

Ajoutez des pages à votre tableau de bord pour organiser l'expérience client :

• Page d'accueil: ajoutez un bloc de texte expliquant comment utiliser le portail.
• Soumettre un projet: Intégrez le formulaire de demande de projet ici.
• Suivi de l'état du projet: utilisez un tableau Kanban pour visualiser les progrès.
• Donnez votre avis: Intégrez un formulaire de suivi pour les commentaires des clients.
• Projets achevés: Afficher le travail livré.
• Tableau de bord des équipes: À usage interne, pour attribuer et gérer des tâches.
  

Pour créer une page, activez le mode édition, puis rendez-vous sur le côté droit de l'écran et cliquez sur les trois points de l'une des pages. Vous pouvez ensuite décider si vous souhaitez ajouter une page, un groupe ou intégrer une page.

Étape 3 : Création du formulaire de demande de projet

À présent, créez le formulaire que vos clients utiliseront pour soumettre de nouveaux projets.

1. Ajoutez un bloc de formulaire dans le tableau de bord ou tapez «/» et choisissez le formulaire. Vous pouvez ensuite créer un nouveau formulaire.
2. Demandez des informations telles que :
   
   • Titre du projet (champ de texte)
   • Description du projet (champ de texte long)
   • Date limite (champ de date)
   • Téléchargement de fichiers (pour les directives relatives à la marque, les ressources, etc.)
   • Buts et objectifs (texte long)
     
3. Ajoutez un Choix unique champ « État du projet » avec des options telles que :
   
   • Soumis
   • En révision
   • A besoin de commentaires
   • Livré
     

Consultez le tutoriel sur l'exemple

Ce champ doit être marqué Administrateur uniquement afin que seule votre équipe le voie et le mette à jour.

Vous pouvez également créer un autre champ réservé à l'administrateur pour votre « État de la tâche » interne (par exemple, nouvelle tâche, assignée, en cours, terminée).

Étape 4 : activer le portail

Transformez votre tableau de bord en portail complet :

1. Dans Mode édition, rendez-vous sur Réglages → Portail client.
2. Activez le portail et configurez des rôles d'utilisateur tels que Cliente et Directeur de compte.
3. Choisissez si les clients doivent s'inscrire, se connecter ou être ajoutés manuellement.
4. Définissez votre Champ utilisateur - cela lie chaque envoi de formulaire à l'utilisateur spécifique.

Lorsque cette option est activée, les clients ne voient et ne modifient que leurs propres soumissions, tandis que les membres de l'équipe ont accès à toutes les données.

Étape 5 : Ajouter un outil de suivi de projet

Utilisez un tableau Kanban pour visualiser l'état du projet :

1. Sur la page « Suivi de l'état du projet », insérez un Bloc Kanban.
2. Connectez-le à votre formulaire de soumission.
3. Regroupez par le champ « État du projet ».
4. Définissez la valeur par défaut sur « Soumis » afin que les nouvelles entrées soient classées automatiquement.

Les clients pourront se connecter et suivre en direct l'évolution de leurs demandes.

Étape 6 : Configuration de la vue interne de l'équipe

Créez un tableau Kanban similaire pour votre équipe interne :

1. Ajoutez une nouvelle page comme « Tableau de bord des opérations ».
   
2. Insérez un tableau Kanban groupé par « État de la tâche ».
   
3. Les membres de l'équipe peuvent utiliser des filtres pour afficher uniquement les tâches qui leur sont assignées (par exemple, sur la base d'un champ « Personne responsable »).
   

Vous pouvez également utiliser des tableaux et des graphiques pour afficher la charge de travail, la progression dans le temps ou d'autres indicateurs de performance.

Étape 7 : Attribuer des projets aux membres de l'équipe

Pour lier les soumissions aux membres de l'équipe :

1. Créez un autre formulaire intitulé « Membres de l'équipe » avec des champs tels que le nom, l'adresse e-mail et la spécialité.
   
2. Utilisez un Lignes liées champ du formulaire de projet pour affecter un membre de l'équipe.
   
3. Rendez-le réservé aux administrateurs afin que seule votre équipe puisse attribuer des tâches.
   

Vous pouvez ensuite filtrer les vues pour n'afficher à chaque membre de l'équipe que les projets qui lui ont été assignés.

Étape 8 : Automatiser les notifications par e-mail

Utilisez la logique pour informer les clients lorsque l'état de leur projet change :

1. Ouvrez le formulaire de soumission et rendez-vous sur Logique → Sur la mise à jour.
   
2. Ajoutez une règle :
   
   • Si le statut du projet est « Le projet est prêt » → Envoyer un e-mail
     
3. Créez un modèle d'e-mail personnalisé avec des espaces réservés tels que « Bonjour [client_name] ».
   
4. Définissez le destinataire de l'e-mail comme utilisateur (il n'est pas nécessaire de demander à nouveau un e-mail).

Vous pouvez configurer plusieurs déclencheurs, par exemple, lorsqu'un feedback est nécessaire ou qu'une tâche est confiée à un spécialiste.

Étape 9 : Gérer les autorisations d'accès

Contrôlez qui voit quoi :

1. Ouvrez les paramètres d'accès de chaque page.
   
2. Définissez la visibilité des rôles comme Cliente, Directeur de compte, ou les niveaux d'accès internes de l'équipe (propriétaire, administrateur, membre, invité).
   
3. Assurez-vous que les pages privées (comme les tableaux de bord des équipes) ne sont pas visibles pour les clients.
   
4. Pour les pages publiques (comme les FAQ), définissez-les comme étant visibles par tous.

Cela garantit à chaque utilisateur une expérience personnalisée et la protection des données.

Étape 10 : partager et lancer

Une fois terminé :

• Testez le portail à l'aide d'un compte client de test.
  
• Publier votre tableau de bord et partagez le lien du portail.
  
• Intégrez-le à votre site Web ou partagez-le en privé par e-mail.
  

Formaloo vous permet également d'utiliser votre domaine personnalisé, appliquer un style CSS, et faites correspondre le portail à l'identité de votre marque.

L'intégration des clients n'a pas besoin d'être dispersée dans les e-mails, les feuilles de calcul et les outils de chat. Avec Formaloo, vous pouvez créer un portail professionnel unifié qui prend en charge votre flux de travail, de la demande à la livraison.

Commencez avec notre modèle gratuit ou suivez ce guide pour créer votre propre version à partir de zéro. Vous gagnerez du temps, réduirez les allers-retours et offrirez à vos clients une meilleure expérience dès le premier jour.

Êtes-vous prêt à créer votre portail ?

Si vous êtes prêt à rationaliser votre processus d'intégration et de suivi des projets, commencez par consulter notre modèle de portail client gratuit ci-dessous.

Try client portal for free now

We've already creared it for you. Click here to start using it for your business

Il comprend tout ce dont vous avez besoin pour démarrer (formulaires, tableaux de bord et règles logiques prédéfinies) pour que vous puissiez simplement intégrer votre contenu et le mettre en ligne en quelques minutes.

Vous avez besoin d'aide ? Réservez une démonstration en direct ou être jumelé à un partenaire certifié qui peut le créer pour vous, adapté à votre équipe.

Joyeux formalisme ! 🚀