Réduisez le temps d'approbation budgétaire de 73 % : Créez un flux de travail automatisé en quelques minutes

La gestion des demandes de budget internes n'a pas besoin d'être un processus lent et fastidieux. Avec Formaloo, vous pouvez créer un système d'approbation complet et automatisé qui permet à vos employés de soumettre des demandes, de suivre leur statut et d'être informés, sans aucun codage.

Lors de notre dernier webinaire, nous avons présenté comment configurer un portail d'approbation budgétaire entièrement fonctionnel à l'aide de la plateforme sans code de Formaloo. 

Voici un guide étape par étape pour vous aider à créer le même système pour votre équipe.

Qu'est-ce qu'un flux de travail d'approbation budgétaire ?

Un flux de travail d'approbation budgétaire est le processus étape par étape qu'une organisation utilise pour examiner, approuver ou rejeter les demandes de budget. Il commence généralement par la soumission d'une demande de financement par un employé, par exemple pour un projet, un achat ou un événement. Il passe par un ou plusieurs niveaux d'approbation de la direction ou de l'équipe financière. 

Un bon flux de travail garantit que les demandes sont correctement documentées, acheminées aux bons décideurs et suivies jusqu'à leur achèvement. L'automatisation de ce processus réduit les retards, évite la perte de demandes et offre à chacun une meilleure visibilité sur les décisions de dépenses.

Pourquoi devriez-vous automatiser les approbations de demandes de budget ?

L'automatisation de votre flux de travail d'approbation budgétaire n'est pas seulement un gain de temps ; c'est un véritable changement de donne pour la manière dont votre organisation prend ses décisions financières. Les approbations manuelles entraînent souvent des retards, des problèmes de communication et des erreurs, surtout à mesure que votre équipe s'agrandit. 

En automatisant ce processus, vous vous assurez que les demandes sont acheminées instantanément à la bonne personne, les mises à jour de statut sont suivies en temps réel, et rien n'est oublié.

L'automatisation apporte également transparence et responsabilisation. Tout le monde sait où en est chaque demande, qui est responsable et quelles actions ont été prises. Cela réduit les frais administratifs, accélère la prise de décision et fournit aux équipes financières de meilleures données pour planifier et allouer les ressources.

C'est pourquoi certaines des entreprises les plus efficaces au monde, comme Google, Airbnb, et Shopify, ont adopté des systèmes d'approbation financière automatisés. Avec des plateformes comme Formaloo, les équipes peuvent créer des systèmes similaires en quelques minutes.

Pourquoi devriez-vous créer un flux de travail de demande de budget dans Formaloo ?

Parce que les feuilles de calcul, les longues chaînes d'e-mails et les suivis manuels ne sont pas évolutifs. 

Avec Formaloo, vous pouvez :

• https://help.formaloo.com/en/articles/11321439-create-your-first-form-app-or-portal-in-a-flash en quelques minutes, ou simplement utiliser nos modèles prêts à l'emploi;
• Mettre en place des flux de travail conditionnels et des notifications par e-mail intelligentes;
• Permettre aux employés de suivre le statut de leurs demandes ;
• Offrir à votre équipe financière un tableau de bord pour l'examen et l'approbation des demandes ;
• Contrôlez qui voit quoi, le tout au sein d'un portail sécurisé.

Et vous pouvez tout faire sans écrire une seule ligne de code.

Étape 1 : Créez votre formulaire de demande de budget

Chaque flux de travail commence par un formulaire. 

Dans votre tableau de bord Formaloo, créez un nouveau formulaire et ajoutez les champs pertinents pour votre processus. 

Par exemple :

• Détails du projet: Une brève description de l'objet du budget
• Type de budget: Unique, récurrent ou d'urgence
• Montant demandé: Utilisez un champ numérique
• Échéancier: Dates de début et de fin
• Catégorie de dépense: Choisissez dans une liste déroulante (par exemple, voyages, logiciels, marketing)
• Justification: Une zone de texte longue
• Téléchargement de fichier: Pour les devis, les factures ou les pièces justificatives

Étant donné que les utilisateurs se connecteront au portail, vous n'avez pas besoin de demander leur nom ou leur adresse e-mail. Vous pouvez demander ces informations dans leur formulaire d'inscription au portail. Formaloo les enregistre automatiquement avec leur soumission.

Une fois votre formulaire prêt, publiez-le.

Étape 2 : Automatisez les approbations avec la logique et les notifications

Maintenant que votre formulaire est créé, il est temps de configurer l'automatisation. Dans les paramètres du formulaire, utilisez Logique avancée pour définir des règles pour les différentes étapes du flux de travail.

Vous pouvez déclencher des actions telles que :

• Envoyer un e-mail à l'équipe financière lorsqu'une demande est soumise ;
• Alerter un responsable si le montant demandé dépasse un certain seuil ;
• Notifier le demandeur lorsque le statut de sa demande est mis à jour ;

Vous pouvez personnaliser les e-mails en utilisant les modèles intégrés de Formaloo ou même utiliser l'IA de Formaloo pour générer un brouillon basé sur vos invites.

Vous voulez être averti lorsqu'une soumission est modifiée ? Ajoutez une règle logique « à la mise à jour » afin de ne jamais manquer une modification.

Étape 3 : Créez votre portail employé

Pour rendre le flux de travail autonome, transformez-le en un portail sécurisé. Depuis votre tableau de bord de projet Formaloo, activez la Portail Client fonctionnalité.

Voici ce qu'il faut faire :

1. Configurez un formulaire utilisateur pour gérer les comptes des employés.
2. Ajoutez une page de connexion/inscription pour le contrôle d'accès.
3. Filtrez les réponses du formulaire de demande par utilisateur afin que chaque employé ne voie que ses propres soumissions.

Ensuite, organisez le portail avec trois pages principales :

• Accueil – Ajoutez un guide rapide ou un message de bienvenue
• Nouvelle demande – Intégrez votre formulaire de budget ici
• Mes demandes – Ajoutez un tableau affichant les soumissions de chaque employé

Une fois connectés, les employés peuvent remplir le formulaire et suivre leurs soumissions sans avoir à contacter qui que ce soit directement.

Étape 4 : Offrez une visibilité complète aux administrateurs

Alors que les employés ne voient que leurs propres données, votre équipe financière ou de direction a besoin d'accéder à tout. 

Pour ce faire, créez des pages réservées aux administrateurs avec :

• Un tableau complet de toutes les demandes
• Un tableau Kanban regroupé par statut de demande
• Un contrôle d'accès qui limite cette vue aux administrateurs ou aux membres de l'espace de travail

Pour suivre la progression des demandes, ajoutez un champ déroulant « Statut » au formulaire avec des valeurs telles que : Demandé ; En cours d'examen ; Approuvé et Rejeté.

Rendez ce champ réservé aux administrateurs, il est donc masqué aux employés mais modifiable par les approbateurs.

Désormais, les administrateurs peuvent mettre à jour le statut de chaque demande, laisser des notes internes et gérer les approbations depuis un seul endroit, sans affecter ce que les employés voient.

Étape 5 : Ajouter des tableaux de statut et des analyses

Pour visualiser l'état de chaque demande, ajoutez un tableau kanban au portail. Regroupez-le par le champ « Statut » afin de pouvoir glisser-déposer les demandes entre des colonnes comme « En cours d'examen » et « Approuvé ».

Comment suivre facilement les candidats

Vous pouvez également ajouter une page d'analyse des demandes page avec des graphiques intégrés. Par exemple :

• Montants totaux demandés ce trimestre
• Catégories de dépenses les plus courantes
• Délai moyen d'approbation
  
  

Vous pouvez également utiliser l' Formaloo AI Analyze et obtenir l'analyse des statistiques exactes nécessaires à vos processus. Il suffit de le connecter à la bonne base, de donner une instruction et d'obtenir des réponses immédiatement.

En quelques clics seulement, vous disposerez d'un tableau de bord en temps réel présentant une vue d'ensemble complète.

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Étape 6 : Ajoutez votre image de marque au formulaire et au portail

Assurez-vous que l'image de votre marque est cohérente sur les différentes plateformes. Configurez facilement les couleurs, le logo et le nom de votre marque pour personnaliser vos formulaires & portail d'approbation budgétaire. Assurez-vous de lire notre guide complet guide de personnalisation du portail. Vous pouvez même personnaliser vos graphiques et leurs couleurs.

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Conseils de pro et pièges courants

Pour rendre votre portail d'approbation budgétaire vraiment efficace, gardez ces conseils pratiques à l'esprit — et évitez les erreurs qui peuvent perturber votre flux de travail.

Conseils de pro :

• Utilisez des champs réservés aux administrateurs pour gérer les approbations internes et les mises à jour de statut sans les exposer aux employés.
• Ajoutez une logique conditionnelle pour les soumissions de formulaires et les modifications afin que les équipes financières et de gestion ne soient informées qu'en cas de besoin, et non submergées par chaque changement.
• Filtrez les tableaux et les vues par utilisateur afin que chaque employé ne voie que ses propres demandes — cela garantit la sécurité et la propreté de vos données.

Erreurs courantes à éviter :

• Ne pas configurer contrôle d'accès: sans cela, les employés pourraient voir ou modifier des soumissions qu'ils ne devraient pas.
• Oublier de mettre à jour le champ « statut » après révision – cela nuit à la visibilité et empêche l'automatisation de fonctionner correctement.
• Lancer avant de tester. Vérifiez votre portail du point de vue de l'utilisateur et de l'administrateur avant de le partager avec votre équipe.

Voici ce que vous pouvez faire ensuite :

• Commencez avec le modèle d'approbation budgétaire que nous avons créé lors du webinaire
• Regardez la présentation complète du webinaire ici
• Réservez une démo en direct, et nous vous aiderons à le construire étape par étape
• Explorez les plans entreprise ou auto-hébergés pour plus de contrôle et de personnalisation

Vous êtes prêt à partir 🚀

Vous obtenez ainsi un système d'approbation complet et automatisé, facile à gérer et intuitif pour votre équipe.

Les employés peuvent demander des budgets et suivre leur progression. Les managers peuvent examiner, approuver ou rejeter, sans feuilles de calcul désordonnées ni e-mails manqués. Et tout reste synchronisé au sein de votre portail Formaloo.

👉 Besoin d'aide pour le construire ? 

Si vous souhaitez que votre projet soit réalisé pour vous, nous disposons d'un réseau de partenaires certifiés qui peuvent s'en occuper de A à Z, en l'adaptant à vos spécifications et en le livrant directement à votre espace de travail. Vous pourrez ainsi éviter la configuration et lancer plus rapidement.

Parlez-nous de votre cas d'utilisation et de vos besoins 🔗sur ce formulaire – nous vous mettrons en relation avec le bon partenaire et vous recontacterons sous peu avec une estimation de temps et de coût.

Bonne utilisation de Formaloo ! 🎉