Comment créer votre tableau de bord de gestion des contrats clients

Fatigué de jongler avec les contrats clients entre Google Docs, les fils d'e-mails et les feuilles de calcul ? Vous n'êtes pas seul. Les agences et les entreprises de services sont souvent confrontées à un suivi désordonné des brouillons, des approbations, des signatures et des révisions. Mais que se passerait-il si vous pouviez remplacer tout ce chaos par un tableau de bord unique et rationalisé, sans écrire une seule ligne de code ?

C'est exactement ce que nous avons créé en direct lors de notre dernier webinaire, et dans cet article, nous allons vous expliquer étape par étape comment faire de même.

Pourquoi créer un tableau de bord des contrats clients dans Formaloo ?

Parce que c'est plus facile que vous ne le pensez. Avec Formaloo, vous pouvez :

• Créer des formulaires de demande de contrat personnalisés.
• Recueillir les signatures électroniques et imprimer le formulaire de signature de contrat au format PDF.
• Suivre le statut de chaque contrat dans un tableau Kanban.
• Créer un portail client sécurisé afin que chaque client ne voie que ses propres données.
• Automatiser les notifications, les mises à jour de statut et les approbations.
• Et surtout, faire tout cela sans coder.

Voyons comment cela fonctionne.

Créez votre tableau de bord de gestion des contrats clients

Pour commencer, inscrivez-vous gratuitement sur Formaloo.com et démarrez un nouveau projet ou utilisez ce modèle de gestion des contrats. Formaloo est, et sera toujours, gratuit pour commencer. Vous pouvez créer facilement vos formulaires, portails et outils internes avec un plan Gratuit et passer à un plan supérieur pour plus d'utilisation, de personnalisations et de fonctionnalités avancées.

Maintenant que vous avez créé votre projet

Étape 1 : Commencez par un formulaire de demande de contrat

Dans le webinaire sur la gestion des contrats, nous avons créé un formulaire où les clients pouvaient soumettre une nouvelle demande de contrat. Celui-ci comprenait des champs tels que :

• Nom et e-mail du client
• Type de contrat (par ex. NDA, contrat de freelance, partenariat)
• Objet et valeur du contrat
• Téléchargement de documents pour les contrats existants
• Un champ de signature (afin que les clients puissent signer avant la soumission)
• Un champ de vérification d'e-mail (pour le rendre juridiquement contraignant)

Vous pouvez ajouter des logiques conditionnelles pour déclencher des flux de travail personnalisés. Par exemple, si la valeur du contrat dépasse 5 000 $, informez directement l'équipe juridique.

Étape 2 : Automatisez les approbations et les notifications

En utilisant sur la logique de mise à jour, vous pouvez définir des règles automatisées. Par exemple :

• Lorsqu'un contrat est soumis → notifier l'équipe juridique.
• Si le statut passe à « en cours d'examen » → envoyer un e-mail personnalisé au client.
• Si approuvé → envoyer automatiquement le PDF de signature du contrat par e-mail.

Découvrez comment créer un formulaire d'approbation ou envoyer des notifications par e-mail basées sur la logique.

Étape 3 : Suivez le statut de chaque contrat

Au lieu de fouiller dans des dossiers, utilisez un tableau Kanban dans votre tableau de bord.

Chaque carte représente un contrat soumis et passe par des statuts tels que :

• Soumis
• En cours d'examen
• Nécessite une mise à jour
• Approuvé
• Finalisé

Il peut s'agir d'un réservé aux administrateurs champ déroulant sur votre formulaire de demande de contrat qui vous aide à gérer facilement le statut de chaque demande.

Vous souhaitez conserver les notes et commentaires de révision ? Ajoutez un champ réservé aux administrateurs au formulaire — les clients ne le verront pas, mais votre équipe pourra tout suivre au même endroit.

Étape 4 : Créez un portail client en libre-service

C'est là que la magie opère.

Grâce au constructeur de portail clientde Formaloo, chaque client se connecte et ne voit que ses propres contrats, ses demandes passées et les mises à jour de statut. Vous pouvez :

• Créer automatiquement des profils utilisateur lors de la soumission du formulaire
• Gérer l'accès aux pages et aux données par utilisateur
• Permettre aux clients de mettre à jour leurs soumissions
• Afficher des modèles téléchargeables ou des documents signés

Découvrez comment créer un portail et gérer l'accès en quelques minutes.

Étape 5 : Ajoutez des blocs de données utiles et des tableaux de bord IA

Vous voulez le rendre encore plus puissant ?

• Créez des modèles de contrats galerie (par exemple, NDA, accords de partenariat) pour les contrats standards. Ainsi, vos clients pourront télécharger facilement les modèles de contrats sans avoir à vous contacter.
• Ajoutez des graphiques visuels pour la révision interne de votre équipe en utilisant Formaloo AI.
• Permettez à vos clients de prévisualiser, télécharger ou demander des révisions pour chaque modèle.
• Connectez plusieurs formulaires avec transfert automatique de données.

Vous pouvez également utiliser nos pages de fin améliorées par l'IA pour personnaliser davantage l'expérience utilisateur.

Personnalisez votre tableau de bord de gestion des contrats

Que vous soyez une agence, un cabinet juridique ou un fournisseur de services B2B, ce tableau de bord peut devenir votre plateforme centrale pour les contrats — entièrement à votre image, entièrement automatisé et entièrement vôtre.

Configurez facilement les couleurs de votre marque, votre logo et votre nom pour personnaliser vos formulaires et votre tableau de bord de gestion des contrats. Assurez-vous de lire notre guide complet de personnalisation du portail. Vous pouvez même personnaliser vos graphiques et leurs couleurs.

Comment implémenter l'IA dans votre flux de travail de gestion des contrats

L'IA intégrée de Formaloo fait passer vos flux de travail au niveau supérieur. Avec Formaloo AI, vous pouvez :

• Analyser instantanément quels types de contrats sont les plus fréquemment demandés.
• Identifier les goulots d'étranglement dans votre flux d'approbation en analysant les retours fournis sur un sondage client personnalisé.
• Résumer automatiquement les réponses des clients et recommander les prochaines étapes.

Vous pouvez même intégrer les données contractuelles dans des tableaux de bord analytiques auto-générés pour des informations en temps réel — sans tableur.

Vous voulez aller plus loin ? Apprenez à personnaliser vos modèles avec des avenants, des champs et des modules complémentaires facultatifs en utilisant ce guide sur les avenants contractuels.

Conseils de pro et pièges courants

Maintenant, pour faire passer votre tableau de bord de gestion des contrats au niveau supérieur, assurez-vous de parcourir ces conseils de pro et d'éviter les erreurs courantes.

Conseils de pro :

• Utilisez champs réservés aux administrateurs pour suivre les commentaires internes ou les notes de révision sans les montrer à vos clients.
• Appliquer la logique conditionnelle sur les soumissions et les mises à jour de réponses pour tenir votre équipe informée au bon moment, pas tout le temps.
• Utiliser la vérification d'e-mail pour rendre les contrats signés légalement conformes avec une piste d'audit vérifiée.

Erreurs courantes à éviter :

• Ne pas activer la vérification d'e-mail obligatoire pour les documents juridiquement sensibles qui nécessitent la signature électronique des utilisateurs.
• Oublier de mettre à jour les champs de statut de contrat, ce qui interrompt les déclencheurs d'automatisation.
• Donner aux clients l'accès à des tableaux non filtrés — toujours utiliser le filtrage par utilisateur dans les portails, ce qui permet à chaque utilisateur de ne voir que ses propres données.
• Ne pas tester les flux de travail en vue portail avant de les partager avec les clients.

Voici ce que vous pouvez faire ensuite :

• Commencer à partir du modèle que nous avons créé lors du webinaire
• Regarder la présentation vidéo complète ici
• Réserver une démo en direct si vous souhaitez que nous vous aidions à construire votre flux de travail
• En savoir plus sur nos plans d'entreprise ou déploiement auto-hébergé pour les grandes équipes

Pourquoi Formaloo ?

Formaloo est bien plus qu'un simple créateur de formulaires. C'est votre AgencyOS— une plateforme tout-en-un pour gérer vos flux de travail, suivre les approbations, administrer les portails et rendre vos opérations plus intelligentes grâce à l'IA.

Nous avons conçu Formaloo pour aider chaque entreprise — grande ou petite — à accéder aux mêmes outils puissants que les géants de l'entreprise, sans avoir besoin d'un développeur ou d'une équipe de données

Prêt à abandonner les feuilles de calcul et à professionnaliser la gestion de vos contrats ?‍Commencez ici, et comme nous le disons toujours dans notre communauté —bon Formaloo-ing ! 🎉