Comment Concordis Education Partners a optimisé ses opérations dans plusieurs écoles avec Formaloo

Entreprise : Concordis et ACCS

Secteur : Services de soutien à l'éducation / gestion scolaire

‍Cas d'utilisation : CRM, évaluations des enseignants, flux de travail internes, formulaires de site web

‍Lieu : Boise, ID, États-Unis

Concordis accompagne les écoles chrétiennes classiques, les aidant à optimiser leurs opérations grâce à des services administratifs, académiques et de soutien. Leur mission est de doter les écoles des systèmes de soutien nécessaires à leur épanouissement.

À mesure que leur travail s'étendait à de multiples partenariats scolaires, Concordis avait besoin de plus que de simples formulaires. Ils avaient besoin de systèmes internes flexibles capables de prendre en charge les flux de travail destinés aux écoles, de centraliser les informations et de réduire les allers-retours qui ralentissent les équipes.

C'est là que Formaloo est entré en jeu.

À propos de Concordis Education Partners

Concordis Education Partners accompagne les écoles chrétiennes classiques, en leur fournissant les outils administratifs, académiques et d'encadrement dont elles ont besoin pour prospérer. En tant que partenaire de soutien stratégique pour les écoles affiliées à l'Association of Classical Christian Schools (ACCS), Concordis gère tout, du lancement de nouvelles écoles au conseil, à la formation des enseignants et aux services pour besoins spéciaux — essentiellement l'épine dorsale opérationnelle complète qui permet aux écoles de se concentrer sur leur mission.

Avec un réseau croissant d'écoles partenaires et une équipe interne restreinte, Concordis avait besoin de systèmes capables de s'adapter sans augmenter les effectifs.

Le défi

Soutenir plusieurs écoles signifie gérer simultanément un volume élevé de communications continues, d'évaluations et de processus d'admission. Sans système centralisé, chaque point de contact générait sa propre chaîne d'e-mails d'échanges, rendant difficile le suivi des progrès, le maintien de la cohérence ou l'organisation des informations entre les écoles.

Heather Lloyd, Directrice exécutive chez Concordis, décrit ce que cela représentait en pratique : chaque interaction était une chaîne d'e-mails. Des suivis, des clarifications, des confirmations, tous éparpillés dans les boîtes de réception, déconnectés les uns des autres et de toute source unique de vérité.

L'équipe avait besoin d'une plateforme capable de regrouper les formulaires, les données, les flux de travail et la communication en un seul endroit, sans nécessiter l'intervention d'un développeur pour la configurer.

Pour Concordis et ACCS, cela comprenait :

• la création et la gestion de flux de travail internes
• la création de formulaires de site web destinés aux écoles
• l'organisation des évaluations des enseignants
• l'exécution de systèmes backend comme les CRM
• le maintien d'une communication claire tout au long des engagements

Avant Formaloo, une trop grande partie de ce travail opérationnel reposait sur des outils fragmentés et de longues chaînes d'e-mails. Les informations importantes pouvaient facilement être perdues, et chaque nouvel engagement générait une surcharge de coordination.

Pourquoi Formaloo

Avec Formaloo, Concordis a construit un système opérationnel flexible capable de soutenir différentes parties de l'organisation en un seul endroit.

En utilisant la plateforme tout-en-un de Formaloo pour les formulaires, les applications, les portails et les bases de données, leur équipe a créé des systèmes backend pour les écoles partenaires, y compris des CRM, des flux de travail d'évaluation des enseignants, des processus internes et des formulaires de site web. Formaloo est conçu pour combiner les formulaires, les bases de données, les applications et les capacités de flux de travail en une seule plateforme, ce qui correspond étroitement à ce type de configuration opérationnelle polyvalente.

Au lieu de rassembler des outils distincts pour la collecte de données, la gestion des flux de travail et le suivi, Concordis pouvait tout organiser au sein d'un seul système.

Concordis a exploré des options capables de gérer leur combinaison unique de besoins : suivi des contacts de type CRM, formulaires d'évaluation structurés, flux de travail de processus internes et formulaires de site web publics, le tout sous un même toit.

La flexibilité sans code de Formaloo a permis de construire exactement ce que chaque cas d'utilisation exigeait, sans développement personnalisé. La capacité à créer des formulaires spécifiques et à les connecter à des vues de données organisées a été le facteur décisif.

Comment ils utilisent Formaloo

Concordis a déployé Formaloo dans quatre domaines clés de son fonctionnement :

CRM pour les relations avec les écoles partenaires — suivi des interactions, des coordonnées et des informations spécifiques aux écoles dans un format structuré et consultable, plutôt que dans des feuilles de calcul éparses ou des chaînes d'e-mails.

Évaluations des enseignants — création de formulaires d'évaluation qui recueillent des commentaires structurés, facilitant l'examen et l'action sur les résultats de manière cohérente dans toutes les écoles.

Flux de travail internes — remplaçant les chaînes d'e-mails à plusieurs étapes par des processus structurés qui font avancer l'information automatiquement, maintenant toutes les parties prenantes alignées sans les allers-retours.

Formulaires de site web — capturant les demandes entrantes des écoles cherchant de l'aide, les intégrant directement dans leurs systèmes plutôt que de les laisser atterrir dans une boîte de réception générique.

Les résultats

Formaloo a aidé Concordis à réduire les frais généraux de communication et à apporter une plus grande structure à leur travail avec les écoles partenaires.

L'impact s'est fait sentir immédiatement au niveau des processus.

Heather Lloyd

Executive Director, Concordis Education Partners & ACCS

‘‘Formaloo has been an invaluable tool for helping us build backend systems for the schools we partner with. From CRMs to teacher evaluations, internal workflows, and website forms, we're using this powerful platform across multiple parts of our organization. This platform has truly been a game changer for our team.’’

Pour une organisation gérant des dizaines d'engagements actifs avec des écoles partenaires à tout moment, cela s'accumule rapidement — moins de fils de discussion à gérer, moins de temps passé à rechercher des informations, et une vision plus claire de l'état de chaque processus.

Pour l'équipe, cela s'est traduit par :

• moins d'e-mails internes répétitifs
• des flux de travail plus cohérents
• une meilleure organisation des engagements
• plus de flexibilité pour créer des systèmes sans travail de développement lourd

Pourquoi ça a marché

Concordis n'avait pas besoin d'un outil à usage unique. Ils avaient besoin de quelque chose d'assez flexible pour prendre en charge les flux de travail opérationnels pour différents cas d'utilisation liés aux écoles.

Formaloo a fonctionné parce qu'il leur a offert un endroit unique pour créer et gérer :

• des formulaires puissants
• la logique de flux de travail
• des outils internes
• des tableaux de bord et des vues de données
• portails et accès structuré

Ce sont également des fonctionnalités essentielles qui rendent Formaloo précieux pour les équipes gérant des flux de travail complexes, des approbations, des portails et des données opérationnelles.

Conçu pour les équipes qui soutiennent des écoles à grande échelle

Pour des organisations comme Concordis et ACCS, un accompagnement scolaire efficace dépend de systèmes internes robustes.

Avec Formaloo, ils ont pu fluidifier les processus, simplifier la collaboration et mettre en place des processus internes qui soutiennent mieux leur équipe et les écoles avec lesquelles ils travaillent.

Que vous souteniez un réseau d'écoles, gériez une organisation de services ou dirigiez une organisation à but non lucratif avec une équipe restreinte, Formaloo vous offre les outils pour construire les systèmes backend dont votre travail a réellement besoin — sans écrire une seule ligne de code.